مطالـب مفـيد و ارزشمـند برای دانشجويان و دانش آموزان رشتـه حسـابداری

حقوق و دستمزد

با وجود آنکه حقوق و دستمزد از مفهوم واحدی برخوردار  می باشد ولی از لحاظ امور استخدامی این دو با هم تفاوت دارند حقوق عبارت است از مقرری ثابتی که معمولاًبه طور ماهیانه به کارمندان پرداخت می شود ودستمزد به مزد ساعتی یا روزانه  کارگران اطلاق می شود و از طرف دیگر حقوق و دستمزد عبارتند از وجه نقد  یا هر گونه مزایای غیر نقدی و یا مجموع آنها که کارکنان در مقابل انجام کار از کارفرما دریافت می دارند البته  دستمزد برای کارگران که معمولاً براساس ساعت و روز ویا هفته محاسبه می شود و حقوق برای کارمندان  است که معمولاًبر مبنای ماهانه برای انجام کارهای جسمی و فکری  پرداخت می شود.

مفهوم حقوق و دستمزد برابر با چیست؟

سؤالی که همیشه وجود داشته و به نظر نمی رسد هیچ وقت یا اقلاً تا آینده نزدیک جوابی برای آن پیدا شود علت این امر نیز روشن است زیرا ضوابط تعیین حقوق و دستمزد به بررسی تحلیل سیستم  حقوق و دستمزد در کلیه مراکز اعم از دولتی یا غیر دولتی می باشد

عوامل متعدد و متغییری  مثل الزامات متفاوت سطح زندگی به فعالیت های متنوع و تغیر پذیری واحد های  دماتی ،تولیدی ،صنعتی،الزامات متفاوت محیط،ملاحظات سیاسی و اقتصادی و بالاخره ویژگی های متفاوت افراد و ... بستگی دارد.

و این عوامل و سایر ملاحظات در ارزش حقوق و دستمزد پرداختی در کشور های مختلف و در سازمانهای متعدد مؤثرند و قانون عرضه و تقاضا نیز در تعیین حقوق و دستمزد نقش عمده ای دارد.

انواع سیستم های پرداخت حقوق ودستمزد در کشور:

سیستم پرداخت حقوق در وتحدهای صنعتی به شرح زیر می باشد:

1-پرداخت حقوق و دستمزد به صورت ساعتی

2-پرداخت حقوق و دستمزد روزانه

3-پرداخت حقوق و دستمزد هفتگی

4-پرداخت حقوق و دستمزد به صورت ماهانه

پرداخت حقوق و دستمزد طبق توافق بین کارگر و کارفرما که  با رضایت کارگر پرداخت می شود در بیشتر موارد پرداخت حقوق و دستمزد به صورت ماهانه پرداخت می شود در مؤسسات  دولتی پرداخت حقوق به صورت ماهانه پرداخت می شود . پرداخت حقوق با توجه به کارکرد مستخدم بستگی دارد که در مؤسسات دولتی حقوقی به عنوان حقوق مبنا در نظر گرفته می شود و فوق العاده هایی هم به آنها پرداخت می شود و  در پایان هر ماه کسوراتی را هم از آنان کسر میگردد که در جای خود بحث خواهد شد .

دایره حسابداری  حقوق و دستمزد:

وظیفه این دایره تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ نا خالص و خالص حقوق و دستمزد است.همچنین این دایره  بر مبنای اطلاعاتی که از دوایر دیگر دریافت داشته است وظیفه طبقه بندی  لیست حقوق ودستمزد را بر حسب نو کار دوایر و مراحل تولید بر عهده دارد مدارک حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان در این دایره نگهداری می شودذ.

کنترل سیستم حقوق و دستمزد:

کنترل های زیر در مورد سیستم حقوق و دستمزد اعمال می گردد:

1-فقط به اشخاصی حقوق و دستمزد پرداخت شود که واقعاً در استخدام مؤسسه باشد.

2-ورود کارکنان جدید یا خروج کارکنان  بایستی بلافاصله کتبا ً به اطلاع اداره حسابداری برسد.

3-ورود و خروج کلیه کارکنان به وسیله کارت ساعت مراقبت گردد .

4-یکی از کارکنان باید دارای پرونده استخدامی باشد که در آن مشخصا ت  کامل وی با حقوق ماهانه ثبت شده  باشد.

5-کارت های ساعت بهتر است هر روز جمع شوند کنترل گردد و ثبت شود.

6- هر یک از کارکنان باید دارای پرونده استخدامی باشد که در آن مشخصات کامل وی با حقوق ماهانه ثبت شده باشد.

7-کلیه پرداختی های دستمزد و اضافات به تصویب مقامات مسئول رسیده باشد.

8-محاسبات  لیست حقوق به درستی انجام پذیرد و شخصی غیر از آن که لیست را تهیه کرده تمام اطلاعات مندرج در لیست و محاسبات آن را رسیدگی نماید.

9-کلیه کسور اجباری به درستی محاسبه گردد.                                                                                                        

10-در مورد کسور اختیاری اجازه نامه کارمند مربوطه وجد داشته باشد.

11-بهتر است حقوق یا  دستمزد خالص پرداختی به حساب بانکی کارکنان واریز شود و در صورت عدم امکان بایستی مبالغ  در یک پاکت مخصوص گزارده شده و رسید اخذ گردد.

12-اضافه کار بایستی روزانه به تأیید سر پرست مستقیت شخصی که اضافه کار نموده برسد.

وظایف حسابداری حقوق و دستمزد در مورد لیستهای  حقوق و دستمزد:

1-قسمت حسابداری حقوق و دستمزد مسئولیت تهیه لیستهای حقوق و دستمزد را دارد این قسمت با توجه به اسناد و مدارکی که از قسمت کارگزینی (جهت محاسبه ساعات کارکرد کارکنان )و سایر قسمتها دریافت می دارد لیستهای حقوق و دستزد  را تهیه میکند.

2- قسمت حسابداری با یستی  تحت سر پرستی شخص مناسبی باشد که این شخص می بایست به امور محاسبه  حقوق و دستمزد و کنترل های داخلی مربوطه آشنایی کامل داشته باد.

3- این قسمت زیر نظر امور مالی  می باشد.

4-تقسیم وظایف بین کارمندان حسابداری حقوق و دستمزد می بایستی  به صورت مناسب و مطلوبی  صورت پذیرد و هر چند یک بار و ظایفشان  تغییر یابد.

5-این قسمت  بایستی مطمئن شود که  برای  کلیه کارکنان  کارت ساعت و یا سایر مدارک مشابه  وجود دارد.

برنامه  حقوق و دستمزد آموزش و پرورش سیستمی است جامع بین تمام ادارات کل آموزش و پرورش یا معین استانها ،این برنامه در تهران نوشته شده که پیشینه آن بر می گردد به سال 1370 و قبل  از آن احکام صادره به صورت دستی  تهیه می شده است .

بانک اطلاعاتی سیستم های آموزش و پرورش سیستمی جامع و انفرماتیک (فایلینگ) یعنی مبتنی بر  فایل  می باشد.

در سیستم های مورد استفاده در وزارت آموزش و پرورش  برای هر استان و شهرستان  کدهایی جهت شناسایی  وجود دارد  که  با بودن این کد در سیستم آن منطقه، وزارت  مربوطه آنجا راشناسایی می کند. که کد استان گلستان 2700 و شهرستان گرگان 2775 می باشد.

آغاز چرخۀ سیستم حقوق در آموزش و پرورش از کارگزینی و سیستم بکفا  می باشد.

سیستم بکفا:مخفف بررسی ،کنترل،فرآیند و آموزش می باشد.

سیستم بکفا جهت صدور ابلاغ و وارد کردن آمارها در مدارس استفاده می شود .(آمار دانش آموزان ،معلمان ،واحدهای آموزشی و ..) ابلاغ های صادر شده توسط واحد کارگزنی به واحد آمار و بودجه فرستاده می شود (با دیسکت)

مهمترین کار واحد آمار و بوجه کنترل و تأیید ابلاغ ها می باشد  زمانی که این کار انجام شد  از ابلاغ ها چاپ گرفته می شود  و مجدداً اطلاعات با دیسکت به واحد کارگزینی  و سیستم پرسنلی که سیستمی دیگر در این واحد است انتقال داده می شود  و واحد کارگزینی در سیستم پرسنلی براساس ابلاغ های صادر شده برای هر فرد حکم صادر میکند. 

کنترل  های داخلی در قسمت کارگزینی:

1-قسمت کارگزینی باید زیر نظر شخصی که اطلاعات کامل و جامعی از امور کارگزینی و استخدامی و قوانین کار امور اجتماعی داشته باشد.

2-قسمت کارگزینی بایستی مستقل از دایره حسابداری حقوق و دستمزد و دریافت و پرداخت وجه نقد و حسابداری عمومی باشد.

3-تقسیم وظایف بین کارکنان قسمت کارگزینی می باست به صورت مناسب و مطلوبی صورت گیرد و هر چند وقت یکبار وظایف و مسئولیتهای آنان تغییر یابد.

4-قسمت کارگزینی بایستی سوابقی از گردش  تعداد کارکنان مؤسسه  در طی هر دوره را نگهداری نمایند این سوابق بایستی به صورت مقایسه ای به مسئولان مربوطه در مؤسسه ارائه گردد تا آنها نوسانات را بررسی کرده و علل آن را بیابند.

5-برای  هر یک از کارکنان مؤسسه پرونده ای در قسمت کارگزینی تشکیل شود .

6-پرونده های کارگزینی تحت مراقبت خاصی قرار داشته ودر  کمدهای قفلدار نگهداری شوند.

7-کلیه مدارک در پرونده های پرسنلی  پشت نویسی شود و توسط مسئول مربوطه پاراف گردد.

8-قسمت کارگزینی بایستی هر ماه صورتی از تعداد کارکنان هر قسمت را به صورت کتبی به قسمت حسابداری  حقوق و دستمزد گزارش نماید.

 پرونده کارگزینی حاوی اسناد و مدارک زیر می باشد:

1-برگ تقاضای شغل

2-حکم یا قرداد استخدام

3-فتوکپی شناسنامه کارمند یا کارگر به همراه فتوکپی شناسنامه های تحت تکلفش

4-فتوکپی مدرک تحصیلی و کارت پایا خدمت

5-شرح وظایف و مسئولیتها

6-حکم های اضافه حقوق و دستمزد

7-سوابق مربوط به پرسنلی و مرخصی                 10-مجوز های مربوط به کسورات به جزء کسورات قانونی

8-مشخصات اسناد تأمینی اخذ شده                   11-حکم اخراج یا استعفاء نامه ها

9-مدارک مربوط  به اعطای وام                         12-فتوکپی مدارک تسویه حساب

اهم وظایف واحد کارگزینی:

*رسیدگی به فرمهای پر شده استخدامی به منظور حصول اطمینان از صحت پاسخ آنها

*تهیه پیش نویس های کارگزینی از قبیل پیش نویس احکام انتقال،ترمیم حقوق،مرخصی،معذوریت،ترفیع،اضافه کار و نظیر آن با اطلاع مقام مافوق و با رعایت قوانین و مقررات  مربوط.

*رسیدگی به پیشنهاد ها  و تقاضاهای واصله مربوط به امو استخدام ،تبدیل وضع استخدامی،ترفیع،بازنشستگی و تعیین برقراری حقوق بازنشستگی و یا وظیفه.

*انجام امور مربوط به تعاون ،بیمه و رفاه  کارکنان .

*برنامه ریزی و تمشیت و سرپرستی امور مختلف کارگزینی.

*اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر.

*استخدام و معرفی کارمندان واجد شرایط لازم جهت انجام مشاغل مورد نظر.

*تهیه ضوابط و دستورالعمل های لازم.

*شرکت در  کمیسیون ها و جلسات مختلف

*پیش نویس احتیاجات پرسنلی سازمان متبوع و اقدام در مورد تأمین این احتیاجات

*مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظها ر نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل

*اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری               

*تهیه گزارشات لازم

مهمترین وظیفه ای که این واحد انجام می دهد و مد نظر ماست صدور حکم کارگزینی اشخاص می باشد.                                  

بعد از صدور حکم با استفاده از یک منوی( ارسال اطلاعات )اطلاعات مربوطه که حاوی فرم شماره 1 (مشخصات پرسنلی)و فرم شماره 2(احکام ترمیم حقوق و مزایا)و..  است به واحد حسابداری به وسیله دیسکت انتقال داده می شود.

سپس دایره حسابداری اطلاعات را وارد سیستم کرده (از طریق مراحل سیستم مربوطه) و آن را کامل می کند و مراحل دادن حقوق شروع می شود.

سطوح پرداخت:

پس از آنکه مشاغل ارزیابی شدند مبالغی به هر شغلی تخصیص می  یابد در این زمینه سه نکته را باید در نظر گرفت:

1-تخصیص مبالغ متفاوت برای پست های مختلف موجود در سلسله مراتب شغلی و معیارهای مختلف عملکرد.

2-در نظر گرفتن سطوح مطلق پرداخت با توجه به شرایطی که سطوح پرداخت در سازمان های دیگر مورد ملاحظه قرار گیرد .

3-فرآیند مذاکره درباره سطوح پرداخت بین مدیریت و اتحادیه.

امور مالی در سازمان آموزش و پرورش شامل دو بخش حسابداری و ذیحسابی  می باشد . کلیه بخشهای سازمان  به نحوی در ارتباط با فعالیتهای مالی این دو بخش می باشند. به دلیل اینکه فعالیتهای  سازمان به ویژه در بخش سیاستگزاری مستلزم انجام هزینه می باشد و یا به عبارتی بار مالی به همراه دارد،بنابراین نمی توان در هیچ موردی این بخش را در نظر نگرفت .این دو بخش دارای یکسری وظایف مشترک و غیر مشترک می باشند اما این نمی توان این دو را از هم جدا دانست و عملکرد متفاوت  برای آنها رقم زد . که در اداره آموزش و پرورش گرگان ما فقط دایره حسابداری را داریم و نماینده ذیحسابی یعنی عامل ذیحساب در این اداره در قسمت حسابداری می باشد و ذیحسابی در اداره کل  آموزش و پرورش می باشد .بنابراین ما به شرح وظایف دایره حسابداری می پردازیم .

دایره حسابداری:

دایره حسابداری دارای وظایف و فعالیتهای متنوعی است. یکی از وظایف مهم حسابداری تطبیق کلیه عملیات مالی در بخشهای مختلف با قانون محاسبات عمومی می باشد.

فعالیتها در حسابداری به شرح  ذیل می باشد:

1-پرداخت حقوق ودستمزد:

عمدتاًپرداخت حقوق شامل دو بخش است :حقوق مستمر و حقوق نا مستمر و از طرق سیستم فرآیند داده های اداره حسابداری تنظیم می گردد.

2- هزینه:

انجام کلیه هزینه ها از جمله خرید و سایل ساختمان اجاره و کرایه حمل و .. که بیشتر با بخش خصو صی است که توسط اداره محترم تدارکات انجام می شود . پس از در خواستهای قسمتهای مختلف اعتبار مورد نظر پیش بینی و جهت تطبیق با قوانین و تنظیم سند و صدور چک انجام و خرید صورت می گیرد.

3-رسیدگی:

بخش دیگری از فعالیتهای حسابداری رسیدگی به اسناد می باشد . همچنین رسیدگی و کنترل فعالیتهای مالی در مدارس ،دفاتر مالی و هزینه های انجام شده در مدارس و مراکز آموزشی وابسته به سازمان آموزش و پرورش می باشد.لازم به ذکر است که از سال 1389 کلیه  مدارس شهرستان گرگان مجهز به سیستم حسابداری کاراما  شده اند اما شهرها ی دیگر هنوز به صورت دستی اسناد را تهیه می کنند.

شروع کار مالی در آموزش و پرورش گرگان و در کل کشور غالباً حقوق و دستمزد است و در قسمت کارپردازی سند حسابداری داریم و در حسابداری مدارس دفتر روزنامه و دفتر کل داریم .

حقوق و دستمزد در آموزش و پرورش:

در آموزش و پرورش حقوق و دستمزد به صورت تنخواه از ذیحساب و خزانه و تحویل سند به صورت درخواست وجه از سوی ادارات به ذیحسابی می باشد .یعنی معادل تنخواه که ذیحساب می دهد سندتحویل ذیحساب می شود .در ضمن در ذیحسابی است که دریافت و پرداخت برای هر منطقه و اداره ثبت می شود . مثلاً وقتی بابت حقوق مبلغی به اداره داده می شود و به حسال عامل ذیحساب  اداره واریز می شود دفتر رسیدگی اسناد و اعتبارات حساب آن منطقه یا اداره بدهکار می شود و وقتی عامل ذیحساب  اسناد  حقوق را پس از رفع ایراد به صورت قطعی تحویل داد معادل سند حساب ما بستانکار می شود و در پایان سال مالی باید حساب دفتری رسیدگی  و اعتبارات ما صفر باشد در غیر این صورت مانده اعتبار در حسابداری ها در آموزش وپرورش فقط در دفاتر مخصوص که مخصوص هر حساب بانکی است ثبت می شود.در ادارات چندین حساب عموماًوجود دارد

1-حساب تنخواه عامل ذیحساب

2-حساب تملک دارایی آموزش و پرورش (مخصوص اعتبارات یا ردیف های خاص بابت تعمیرات یا تجهیزات کلی )

3-حساب تعاون و رفاهی

4-حساب امور مشارکتها و..

که اکثراً با حساب عامل ذیحساب کار می شود.

فرم های به کار رفته در سیستم حقوق و دستمزد که بیشتر کارایی دارند:

فرم  مشخصات پرسنلی  ،فرم حقوق و مزایا ،فرم وام و بدهی ،فرم اضافات و کسور ،فرم اضافه کاری و.. می باشد که در ادامه  به توضیح کاربرد آنها خواهیم  پرداخت .

کنترل اسناد دریافت ها و پرداخت ها  در  آموزش و پرورش  به عهده ذیحساب که نماینده خزانه است ، می باشد .و نظارت بر اعمال مالی کل دستگاههایی که  با بودجه دولتی اداره می شود با دیوان محاسبات است که در هر سازمان یک دفتر دارند.

مطالب فوق توضیح اجمالی از سیستم  حقوق و دستمزد وچرخه مالی در آموزش و پرورش بود.

در آموزش و پرورش علاوه بر نیروهای شاغل ،نیروهای بازنشسته هم داریم که حقوق این نیرو ها با سازمان بازنشستگی است .وسایر موارد آنها مثل حق عائله و اولاد و کمک هزینه ها با سازمان آموزش و پرورش است.

شرح  وظایف کلی  کارکنان در دایره حسابداری:

عامل ذیحساب:

عامل ذیحساب و مسئول حسابداری در دایره حسابداری، به عنوان  مسئول و کنترل کننده اسناد مالی می باشد و وی فردی است که به عنوان نماینده شخص ذیحسلب در اد ارات می باشد که امضاء چک چون با ذیحساب است و به علت فاصله شهرستان ها و مناطق ،ذیحسابی فردی را به عنوان عامل خود انتخاب می کند و حق امضاء چک ها را به او می دهد .

حسابدار و جمعدار اموال(امین اموال):

فردی است از جانب ذیحساب و خزانه به عنوان  نلظر بر اموال ادارات و کنترل  ورود و خروج اموال به عهده این فرد است.

کارشناس مالی :

وظیفه تهیه اسناد مالی ،حقوق و مزایا،پرداخت کسورات و سایر مسائل مالی به عهده این فرد است که در حسابداری گرگان 5 نفر هستند ،2نفر نفر مربوط به شاغلین ،2نفر مربوط به بازنشستگان ،و 1 نفر مسئول رسیدگی به اسناد  .

حسابداری کتب درسی:

تهیه کتاب از وزارت سازمان و چاپ و  نشر و توزیع آن بین مدارس   ابتدایی و پیش دانشگاهی  و حسابداری و کنترل وجه کتاب ها به عهده این فر است.

که در این اداره این کار توسط یکی از کارشناسان مالی  امور بازنشستگان  انجام می گردد.

در ادارات شهرستان ها هیچ ثبتی در دفاتر روزنامه و کل انجام نمی شود  و فقط در اداره کل آموزش و پرورش و در قسمت تنظیم حسابها و توسط فرد مورد نظر ،زیر نظر ذیحساب  صورت می گیرد.

ثبتهای حسابداری در هنگام پرداخت حقوق در ذیحسابی سازمان:

1-هنگام دریافت وجه از ذیحسابی سازمان:

        بانک پرداخت اعتبارات هزینه  *****

                             دریافتی از ذیحسابی بابت اعتبارات هزینه *****

      زمان دریافت وجه از ذیحسابی سازمان

2-به هنگام پرداخت تنخواه به کارپرداز اداره جهت هزینه های جاری اداره:

       تنخواه گردان پرداخت *****

                        بانک پرداخت اعتبارات هزینه *****

    بابت پرداخت وجه به کارپرداز جهت هزینه های جاری

3-به هنگام دریافت اسنا هزینه از کارپرداز معادل اسناد  قبولی:

         هزینه *****

                        تنخواه گردان پرداخت  *****

4-هنگام دریافت وجه از ذیحسابی بابت حقوق بازنشستگان و موظفین :

     بابت پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین  *****

                                             دریافتی از ذیحسابی بابت حقوق بازنشستگان و مظفین *****

5-هنگام  ارسا ل چک  خالص حقوق بازنشستگان و موظفین به بانک به میزان خالص حقوق:

       حساب موقت بانکی بازنشستگان و موظفین  *****

                                               بانک پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین *****

6-هنگام دریافت لیست حقوق مهر شده بازنشستگان و موظفین از بانک :

       پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین  *****

                                     حساب  موقت بانکی بازنستگان و موظفین *****

                                     حساب کسورات پرداختنی                       *****

7-پرداخت کسورات حقوق بازنشستگان و موظفین :

              کسورات پرداختی    *****

                                        بانک پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین *****

8-در پایان سال برگشت مانده مصرف نشده دریافتی بابت حقوق بازنشستگان و موظفین به ذیحساب:

دریافتی از ذیحسابی بابت حقوق بازنشستگان و موظفین *****

                                                             بانک پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین ****

9-ارسال چک خالص حقوق کارکنان به بانک ضمیمه لیست حقوق (بمیزان خالص حقوق ):

     حساب موقت بانکی *****

                           بانک پرداخت اعتبارات هزینه  *****

10-دریافت لیست گواهی شده حقوق کارکنان از بانک (به میزان کل حقوق ):

             هزینه *****

                      حساب موقت بانکی             *****

                       کسور وصولی                     *****

                       کسور وصولی بازنشستگی  *****

  

11-هنگام پرداخت کسورات حقوق  کارکنان :

                 کسور ارسالی    *****

                کسور بازنشستگی *****

                                     بانک پرداخت اعتبارات هزینه  *****

12-پرداخت وجوه مصرف نشده دریافتی لز ذیحسابی در پایان سال به ذیحسابی :

  دریافتی از ذیحسابی بابت اعتبارات هزینه  *****

                                          بانک پرداخت اعتارات هزینه *****

13-بستن حساب کسورات در پایان سال :

      کسور وصولی          *****

      کسور بازنشستگی  *****

                        کسور ارسالی                    *****

                        کسور بازنسشتگی  ارسالی *****

14-بستن حساب هزینه در پایان سال :

        هزینه *****

           دریافتی از ذیحسابی بابت اعتبارت هزینه *****

15-بستن حساب تنخواه کارپرداز :

بانک پرداخت اعتبارات هزینه  *****

                                       هزینه                      *****

                                       تنخواه گردان پرداخت  *****

+ نوشته شده در  یکشنبه 23 بهمن1390ساعت 2:32 قبل از ظهر  توسط ميلاد سلطانی  |